Γιατί οι Κλινικές Γονιμότητας Χρειάζονται Υποδομή Αποφάσεων, Όχι Μόνο Αναφορές

Είναι Δευτέρα στις 9:00 π.μ. και η παρουσίαση ανάπτυξης φαίνεται γεμάτη. Δείχνει leads, κόστος ανά lead και κίνηση ανά κανάλι. Στη συνέχεια, κάποιος ρωτά τι θα αλλάξει η ομάδα αυτή την εβδομάδα και κανείς δεν έχει απάντηση. Τα αναλυτικά στοιχεία κλινικών γονιμότητας που απλώς εξιστορούν το παρελθόν αφήνουν τις ομάδες ανάπτυξης να μαντεύουν, ακόμη και όταν τα διαγράμματα είναι ξεκάθαρα.

Αυτό το άρθρο απευθύνεται σε ηγέτες κλινικών, υπεύθυνους λειτουργίας και marketers με προσανατολισμό στα analytics, οι οποίοι λαμβάνουν ήδη πολλούς αριθμούς αλλά εξακολουθούν να μην μπορούν να πουν τι πρέπει να αλλάξει στη συνέχεια. Καλύπτει τέσσερα θέματα. Πρώτον, πώς διαφέρει η αναφορά (reporting) από την υποδομή λήψης αποφάσεων. Δεύτερον, τις τέσσερις συνδέσεις που δημιουργεί ένα χρήσιμο σύστημα. Τρίτον, τα προειδοποιητικά σημάδια ότι έχετε μόνο αναφορές. Τέλος, μια λίστα ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην επόμενη συνάντησή σας.

Βασικά Συμπεράσματα

• Η αναφορά κοιτάζει προς τα πίσω - Σας λέει τι συνέβη. Η υποδομή λήψης αποφάσεων ονομάζει την επόμενη αλλαγή, τον υπεύθυνό της και τη μέτρηση που θα δείξει αν λειτούργησε.
• Τέσσερις σύνδεσμοι πρέπει να αντέξουν - Το σύστημα χρειάζεται μετρήσεις, πλαίσιο, εμπιστοσύνη και δράση. Εάν λείπει έστω και ένα, το σύστημα παύει να είναι χρήσιμο.
• Η κίνηση κερδίζει τον όγκο - Παρακολουθήστε τις προγραμματισμένες συνεδρίες, τις πραγματοποιηθείσες συνεδρίες και τις ενάρξεις θεραπείας ως ξεχωριστά στάδια. Μην τα συγχωνεύετε σε ένα ενιαίο ποσοστό μετατροπής.
• Η γονιμότητα χρειάζεται αυστηρότερα πρότυπα - Η εμπιστοσύνη των ασθενών, η περιορισμένη χωρητικότητα, τα όρια συναίνεσης και οι δημόσιοι κανόνες για τα ποσοστά επιτυχίας ανεβάζουν τον πήχη.
• Δεν χρειάζεστε νέο λογισμικό για να ξεκινήσετε - Τα κενά που θα βρείτε γίνονται η λίστα εργασιών σας.

Αναλυτικά Στοιχεία Κλινικής Γονιμότητας έναντι Υποδομής Λήψης Αποφάσεων

Η αναφορά κλινικής γονιμότητας περιγράφει τη δραστηριότητα ή τα αποτελέσματα αφού συμβούν. Η υποδομή λήψης αποφάσεων είναι χτισμένη έτσι ώστε ένα συγκεκριμένο άτομο να μπορεί να αλλάξει ένα συγκεκριμένο τμήμα της διαδρομής του ασθενούς. Η αναφορά απαντά στο τι συνέβη. Η υποδομή λήψης αποφάσεων απαντά στο τι πρέπει να αλλάξει, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτή την αλλαγή και πώς η ομάδα θα γνωρίζει αν λειτούργησε.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η δαπάνη περισσότερων πόρων στο IVF business intelligence δεν λύνει το πρόβλημα από μόνη της. Ένα καλογυαλισμένο σύστημα BI εξακολουθεί να είναι απλώς μια πιο όμορφη αναφορά εάν κανείς δεν ενεργεί βάσει αυτών που δείχνει. Ο παρακάτω πίνακας συγκρίνει τα δύο σε έξι διαστάσεις.

Στην επόμενη συνάντηση ανάπτυξης, εξετάστε κάθε διαφάνεια και ρωτήστε σε ποια στήλη ανήκει. Εάν ολόκληρη η παρουσίαση βρίσκεται στην αριστερή στήλη, έχετε αναφορές και καμία επόμενη κίνηση. Ένα κοινό σημάδι αυτού είναι η μέτρηση που σταματά στην επισκεψιμότητα αντί να παρακολουθεί μέχρι τις συνεδρίες.

Πώς τα Καλά Συστήματα Συνδέουν Μετρήσεις, Πλαίσιο, Εμπιστοσύνη και Δράση

Ένα χρήσιμο σύστημα καταρρέει όταν λείπει οποιοσδήποτε από αυτούς τους τέσσερις συνδέσμους. Η υποδομή δεδομένων κλινικής γονιμότητας είναι οι "σωληνώσεις" που κρατούν και τα τέσσερα συνδεδεμένα στο ίδιο αρχείο ασθενούς.

Ξεκινήστε με Μετρήσεις Κίνησης

Κρατήστε αυτά τα στάδια ξεχωριστά: ερώτημα, επαφή, προγραμματισμένη συνεδρία, πραγματοποιηθείσα συνεδρία, μη εμφάνιση (no-show), ακύρωση ή αναβολή, απώλεια και έναρξη θεραπείας, εάν η κλινική μπορεί να το δει. Εάν τα συγχωνεύσετε σε ένα ποσοστό μετατροπής, δεν μπορείτε να πείτε πού εγκαταλείπουν οι ασθενείς. Οι συνεδρίες, οι συμπληρώσεις φορμών, οι υπέρηχοι και οι κύκλοι που ξεκίνησαν μπορούν όλα να αυξηθούν ενώ η κλινική παραμένει εμπορικά στάσιμη. Όπου η συναίνεση και τα συστήματά σας το επιτρέπουν, τα τηλεφωνικά ερωτήματα και τα ερωτήματα μέσω φόρμας θα πρέπει να ενημερώνουν την ίδια κατάσταση ασθενούς.

Προσθέστε το Πλαίσιο Πίσω από τον Αριθμό

Κάθε απόφαση ανάπτυξης χρειάζεται πλαίσιο. Αυτό περιλαμβάνει τον αρχικό λόγο επικοινωνίας του ασθενούς, το ενδιαφέρον για θεραπεία, τον επείγοντα χαρακτήρα, τις ανησυχίες για το κόστος ή την ασφάλιση, εάν θέλουν μια δεύτερη γνώμη ή αν είχαν έναν αποτυχημένο κύκλο, το κανάλι, την τοποθεσία και τι τους σταματά αυτή τη στιγμή. Πάρτε 20 προγραμματισμένες συνεδρίες. Εάν προέρχονται κυρίως από ασθενείς που ανησυχούν για το κόστος, το επόμενο βήμα είναι η σαφήνεια στη χρηματοδότηση. Εάν προέρχονται κυρίως από ασθενείς έτοιμους για θεραπεία, το επόμενο βήμα είναι η διασφάλιση του ραντεβού. Αυτό το πλαίσιο πρέπει να επιβιώσει από τη μετάβαση από το μάρκετινγκ στην εισαγωγή. Μια σημείωση που λέει "κάλεσα, δεν απάντησε" δεν είναι πλαίσιο.

Προσδιορίστε το Επίπεδο Εμπιστοσύνης Πριν Ενεργήσετε

Χρησιμοποιήστε τρεις ετικέτες:

• Μετρημένο (Measured) - Το γεγονός καταγράφηκε, όπως μια προγραμματισμένη συνεδρία στο σύστημα προγραμματισμού.
• Συναγόμενο (Inferred) - Το συμπέρασμα προέκυψε από άλλα σήματα, όπως η εικασία της πρόθεσης ενός ασθενούς από τις σελίδες που διάβασε.
• Ελλιπές (Missing) - Τα δεδομένα δεν υπάρχουν, όπως το αποτέλεσμα ενός τηλεφωνικού ερωτήματος που κανείς δεν κατέγραψε.

Ένα όριο απόδειξης είναι το όριο αυτού που μπορούν να δείξουν τα στοιχεία σας. Η σύγκριση των leads πριν και μετά από μια αλλαγή είναι ασθενέστερη απόδειξη από τη σύγκριση με μια ομάδα ελέγχου που δεν είδε ποτέ την αλλαγή. Ομοίως, ένας λόγος απώλειας που καταγράφεται μόνο σε ορισμένα αρχεία δεν μπορεί να εξηγήσει κάθε ερώτημα που δεν κατέληξε σε ραντεβού. Τα ελλιπή δεδομένα είναι ένα εύρημα από μόνα τους. Το λάθος είναι να αφήνετε ένα καθαρό διάγραμμα να κρύβει το κενό, γι' αυτό και τα KPIs μετατροπής χρειάζονται ένα επίπεδο εμπιστοσύνης.

Ονομάστε τη Δράση και τον Υπεύθυνο

Μια ολοκληρωμένη δράση έχει τέσσερα μέρη: μια αλλαγή, έναν υπεύθυνο, μια ημερομηνία αξιολόγησης και τη μέτρηση κίνησης που θα την επιβεβαιώσει ή θα την απορρίψει. Ας υποθέσουμε ότι τα ερωτήματα υψηλής πρόθεσης περιμένουν πολύ για την πρώτη επαφή. Ο υπεύθυνος εισαγωγής μειώνει το παράθυρο επανάκλησης και η ομάδα ελέγχει την κίνηση από την επαφή στο ραντεβού σε δύο εβδομάδες. Ή ας υποθέσουμε ότι οι προγραμματισμένες συνεδρίες δεν πραγματοποιούνται και κανείς δεν παρακολουθεί την ανάκτηση. Ένας συντονιστής προσθέτει μια κατάσταση ανάκτησης και η ομάδα αξιολογεί την προσέλευση τον επόμενο μήνα. Ένα μηνιαίο PDF που δεν αλλάζει τη συμπεριφορά κανενός παραμένει απλή αναφορά. Ένας εβδομαδιαίος κύκλος με μηνιαία αξιολόγηση πλησιάζει πολύ περισσότερο στην υποδομή. Το Μοντέλο Διαρροής Μετατροπών χαρτογραφεί πού σταματά η κίνηση των ασθενών.

Γιατί η Υγειονομική Περίθαλψη και η Γονιμότητα Χρειάζονται Υψηλότερα Πρότυπα

Η στρατηγική αναλυτικών στοιχείων υγειονομικής περίθαλψης στη γονιμότητα πρέπει να είναι πιο αυστηρή από ένα τυπικό ταμπλό μάρκετινγκ. Μια λανθασμένη απόφαση ανάπτυξης κοστίζει περισσότερο από τη διαφημιστική δαπάνη. Μπορεί να βλάψει την εμπιστοσύνη των ασθενών, να επιβαρύνει την κλινική ικανότητα και να προκαλέσει δημόσιο έλεγχο.

Το διακύβευμα είναι υψηλότερο για διάφορους λόγους. Τα χρονοδιαγράμματα των ασθενών είναι μακρά και συναισθηματικά φορτισμένα. Οι αποφάσεις εμπλέκουν πολλά μέρη: τον ασθενή, έναν σύντροφο, έναν πληρωτή ή τον προϋπολογισμό του ίδιου του ασθενούς, τον γιατρό και το εργαστήριο. Οι κανόνες απορρήτου και συναίνεσης περιορίζουν τα δεδομένα που μπορείτε να συνδέσετε ή να αυτοματοποιήσετε. Οι ισχυρισμοί υγείας υπόκεινται σε υψηλά πρότυπα ακρίβειας, επομένως οι αριθμοί πρέπει να είναι σωστοί. Σε αυτό το άρθρο, η λήψη αποφάσεων για την εξωσωματική γονιμοποίηση αφορά μόνο επιλογές ανάπτυξης και λειτουργίας. Δεν καλύπτει εργαλεία κλινικών πρωτοκόλλων, δόσεις διέγερσης ή επιλογή εμβρύων.

Οι παρονομαστές έχουν επίσης σημασία. Παρονομαστής είναι ο αριθμός βάσει του οποίου υπολογίζεται ένα ποσοστό, όπως όλοι οι κύκλοι που ξεκίνησαν ή όλες οι μεταφορές εμβρύων. Ξεκινώντας με την Έκθεση Ποσοστών Επιτυχίας Κλινικών Γονιμότητας ART του 2011, τα ποσοστά επιτυχίας ART για ασθενείς που χρησιμοποιούν τα δικά τους ωάρια παρουσιάζονταν ανά κύκλο, ανά μεταφορά και ανά εγκυμοσύνη, σύμφωνα με τις τεχνικές σημειώσεις NASS του CDC, και είναι στρωματοποιημένα ανά ηλικιακή ομάδα. Οι ελεγκτές το επιβάλλουν αυτό. Μια μελέτη της συμμόρφωσης των διαφημίσεων SART στις εκθέσεις F&S αναφέρει την έλλειψη παρονομαστών (κύκλος, ωοληψία, μεταφορά) μεταξύ των παραδειγμάτων μη συμμορφούμενων δεδομένων. Η καθοδήγηση της ASRM για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αναφέρει ότι οι πάροχοι πρέπει να παρέχουν ακριβείς και διαφανείς πληροφορίες και να αποφεύγουν την παραποίηση ή την υπερεκτίμηση σημαντικών μετρήσεων, όπως τα ποσοστά επιτυχίας εγκυμοσύνης. Η εσωτερική σας παρουσίαση ανάπτυξης δεν πρέπει να είναι λιγότερο αυστηρή από το δημόσιο πρότυπο με το οποίο κρίνεται η κλινική σας.

Η χωρητικότητα έχει επίσης σημασία. Περισσότερα ερωτήματα μπορούν να υπερφορτώσουν τους συντονιστές, τις ημέρες ωοληψίας ή τη ροή του εργαστηρίου, εάν η ομάδα δεν μπορεί να δει ποια ζήτηση θα καταλήξει σε ραντεβού και έναρξη θεραπείας. Όταν το φορτίο ωοληψίας είναι άνισο, οι αποφάσεις προγραμματισμού και ανάπτυξης χρειάζονται την ίδια προβολή των δεδομένων.

Σημάδια ότι Έχετε Αναφορές Χωρίς Υποδομή Λήψης Αποφάσεων

Εδώ είναι ένα γρήγορο τεστ. Εάν οι ηγέτες μπορούν να περιγράψουν τον προηγούμενο μήνα αλλά εξακολουθούν να μην μπορούν να ονομάσουν την επόμενη αλλαγή, η κλινική έχει αναφορές χωρίς υποδομή λήψης αποφάσεων. Κάθε σημάδι παρακάτω εμποδίζει μια συγκεκριμένη απόφαση:

• Η αναφορά σταματά στα leads, τις συνεδρίες ή το κόστος ανά lead - Δεν μπορείτε να δείτε πού κολλάει η κίνηση.
• Το μάρκετινγκ και η εισαγωγή ορίζουν τη "συνεδρία" διαφορετικά - Δεν μπορείτε να συμφωνήσετε στο τι βελτιώθηκε.
• Τα τηλεφωνικά ερωτήματα και τα ερωτήματα μέσω φόρμας δεν μοιράζονται ποτέ μια κατάσταση - Δεν μπορείτε να διορθώσετε τη διαδρομή που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι ασθενείς.
• Δεν υπάρχει λόγος απώλειας ή τρέχον εμπόδιο - Δεν μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή λύση.
• Ένας κακός μήνας φέρνει ένα άλλο διάγραμμα και τις ίδιες ενέργειες - Τίποτα δεν δοκιμάζεται.
• Κανείς δεν μπορεί να πει ποια πηγή παρήγαγε πραγματοποιηθείσες συνεδρίες ή ενάρξεις - Δεν μπορείτε να μετακινήσετε τον προϋπολογισμό με εμπιστοσύνη.
• Οι διαφάνειες των ποσοστών επιτυχίας στερούνται ηλικιακής ομάδας ή σημειώσεων παρονομαστή - Ρισκάρετε ισχυρισμούς που δεν θα περνούσαν από δημόσιο έλεγχο.
• Η εμπιστοσύνη παραμένει αδήλωτη - Μερικά δεδομένα αντιμετωπίζονται ως απόδειξη.
• Η "Βελτιστοποίηση" είναι απλώς ένας τίτλος διαφάνειας - Δεν υπάρχει υπεύθυνος και κανένας τρόπος να διαπιστωθεί αν μια αλλαγή λειτούργησε.

Η μηνιαία αναφορά ανάπτυξης της κλινικής σας μπορεί να φαίνεται πλήρης και παρόλα αυτά να αποτυγχάνει σε αυτό το τεστ. Η προσθήκη περισσότερων εργαλείων δεν θα βοηθήσει εάν το νέο εργαλείο απλώς ανανεώνει την ίδια αναπάντητη ερώτηση.

Λίστα Ελέγχου Ηγεσίας

Μπορείτε να εκτελέσετε αυτή τη λίστα ελέγχου σε μία συνάντηση χωρίς να αγοράσετε λογισμικό πρώτα:

1. Ονομάστε την απόφαση που υποτίθεται ότι θα αλλάξουν οι αριθμοί αυτής της περιόδου.
2. Παρακολουθήστε το ερώτημα, την επαφή, το ραντεβού, την πραγματοποιηθείσα συνεδρία, τη μη εμφάνιση ή ακύρωση, την απώλεια και την έναρξη θεραπείας ως ξεχωριστά στάδια.
3. Διατηρήστε τον αρχικό λόγο επικοινωνίας του ασθενούς συνδεδεμένο σε κάθε επόμενη επικοινωνία.
4. Επισημάνετε κάθε ισχυρισμό ανάπτυξης ως μετρημένο, συναγόμενο ή ελλιπή.
5. Δώστε στην επόμενη αλλαγή έναν υπεύθυνο και μια ημερομηνία αξιολόγησης.
6. Ελέγξτε τη χωρητικότητα του γιατρού, του συντονιστή και του εργαστηρίου πριν κυνηγήσετε περισσότερο όγκο.
7. Ρωτήστε τι θα σταματούσε να κάνει η ομάδα εάν τα δεδομένα κίνησης διαφωνούσαν με την αναφορά των leads.
8. Απαιτήστε μια εβδομαδιαία αξιολόγηση επιπλέον του μηνιαίου PDF.

Αντιμετωπίστε το αυτό ως ένα αρχικό πρότυπο. Δεν προϋποθέτει ότι κάθε κλινική μπορεί να μετρήσει κάθε στάδιο σήμερα. Οποιοδήποτε στάδιο δεν μπορείτε να μετρήσετε ακόμα, μπαίνει στη λίστα εργασιών σας.

Η Κατακλείδα

Εάν οι αριθμοί σας δεν ονομάζουν μια επόμενη αλλαγή, έναν υπεύθυνο διόρθωσης και έναν τρόπο ελέγχου του αποτελέσματος, έχετε αναφορές και όχι υποδομή λήψης αποφάσεων. Εκτελέστε τη λίστα ελέγχου αυτή την εβδομάδα και επιλέξτε τη μία αλλαγή στην οποία δείχνει. Στη συνέχεια, ορίστε μια ημερομηνία αξιολόγησης στο ημερολόγιο πριν φύγετε από την αίθουσα.

Αυτό είναι το κενό στο οποίο εργάζεται η Irresist. Χτίζουμε υποδομή λήψης αποφάσεων για ομάδες ανάπτυξης κλινικών, όχι αναφορές ματαιοδοξίας. Αυτό σημαίνει παρακολούθηση φορμών, κλήσεων και βασικών ενεργειών ως κίνηση ασθενών, δοκιμή της βελτίωσης με ελεγχόμενη μέτρηση και εκτέλεση ενός εβδομαδιαίου κύκλου βελτιστοποίησης με μηνιαία αξιολόγηση απόδοσης. Στόχος είναι κάθε συνάντηση της Δευτέρας να τελειώνει με μια αλλαγή που κάποιος αναλαμβάνει.

Συχνές Ερωτήσεις

Τι υποτίθεται ότι κάνουν τα αναλυτικά στοιχεία μιας κλινικής γονιμότητας;

Τα αναλυτικά στοιχεία κλινικής γονιμότητας θα πρέπει να βοηθούν την ομάδα να αποφασίσει την επόμενη αλλαγή. Για να γίνει αυτό, πρέπει να συνδέουν μια μέτρηση κίνησης, το πλαίσιο του ασθενούς πίσω από αυτήν, μια ετικέτα εμπιστοσύνης και μια δράση με έναν υπεύθυνο.

Πώς διαφέρει η υποδομή λήψης αποφάσεων από την αναφορά κλινικής γονιμότητας;

Η αναφορά καταγράφει τι έχει ήδη συμβεί. Η υποδομή λήψης αποφάσεων αναθέτει την επόμενη κίνηση: τι αλλάζει, ποιος είναι υπεύθυνος και ποια μέτρηση θα δείξει αν λειτούργησε.

Τι θα πρέπει να περιλαμβάνει η αναφορά ανάπτυξης της κλινικής πέρα από τα leads;

Θα πρέπει να παρακολουθεί την επαφή, το ραντεβού, την πραγματοποιηθείσα συνεδρία, τη μη εμφάνιση ή ακύρωση, την απώλεια και την έναρξη θεραπείας ως ξεχωριστά στάδια. Οι πραγματοποιηθείσες συνεδρίες και οι ενάρξεις έχουν μεγαλύτερη σημασία από τον όγκο των leads, επειδή δείχνουν εάν η ζήτηση μετατρέπεται σε ασθενείς που η κλινική μπορεί να θεραπεύσει.

Γιατί η στρατηγική αναλυτικών στοιχείων υγειονομικής περίθαλψης χρειάζεται υψηλότερο πρότυπο στη γονιμότητα;

Τα λάθη ανάπτυξης στη γονιμότητα επηρεάζουν την εμπιστοσύνη των ασθενών και την περιορισμένη κλινική ικανότητα. Οι κανόνες συναίνεσης περιορίζουν τα δεδομένα που μπορούν να συνδεθούν και η δημόσια αναφορά ποσοστών επιτυχίας θέτει ήδη αυστηρές προσδοκίες για τους παρονομαστές και τις ηλικιακές ομάδες. Οι εσωτερικοί αριθμοί θα πρέπει να τηρούνται με την ίδια προσοχή.

Πώς μπορεί μια κλινική να καταλάβει ότι έχει dashboards αλλά όχι υποδομή λήψης αποφάσεων;

Αναζητήστε αυτά τα σημάδια:

• Η αναφορά σταματά στα leads.
• Τα τηλεφωνικά ερωτήματα και τα ερωτήματα μέσω φόρμας δεν μοιράζονται ποτέ μια κατάσταση.
• Δεν υπάρχει λόγος απώλειας στο αρχείο.
• Κανείς δεν είναι υπεύθυνος για την επόμενη αλλαγή.

Απαιτείται αντικατάσταση του EMR της εξωσωματικής ή αγορά νέου εργαλείου BI;

Όχι. Ξεκινήστε συνδέοντας τα αρχεία που έχετε ήδη και επισημαίνοντας τι λείπει. Η Irresist λειτουργεί παράλληλα με τα υπάρχοντα συστήματά σας ως υποδομή λήψης αποφάσεων για ομάδες ανάπτυξης. Δεν είναι EMR και δεν αντικαθιστά κάποιο.